Задачи и функции общего отдела администрации Михайловского муниципального района

Основные задачи отдела

Основными задачами общего отдела являются

2.1. Организация и совершенствование делопроизводства в администрации Михайловского муниципального района.

2.2. Координация деятельности, оказание методической помощи структурным подразделением администрации района в ведении делопроизводства.

2.3. Организация контроля за своевременным исполнением распорядительных документов и документооборотом.

2.4. Подготовка и предоставление главе администрации материалов о состоянии делопроизводства в администрации муниципального района.

 Функции отдела

Общий отдел администрации Михайловского муниципального района в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1.Разрабатывает систему документирования, положения и инструкции, регламентирующие организацию делопроизводственных процессов.

3.2. Разрабатывает общие правила организации документооборота, порядок прохождения документов, их доставки, приема и передачи, осуществляет контроль за движением документов в администрации.

3.3. Добивается профессиональной грамотности и всесторонней обоснованности издаваемых администрацией муниципального района нормативных актов.

3.4. Организует делопроизводство администрации муниципального района, внедряет в делопроизводительный процесс элементы механизации, оргтехники.

3.5. Обеспечивает контроль за поступающими постановлениями, распоряжениями Администрации края, а также собственными, оказывает по этим вопросам методическую помощь структурным подразделениям администрации района.

3.6. Организует рассмотрение устных и письменных обращений граждан, прием граждан по личным вопросам, своевременное и качественное рассмотрение поставленных на них вопросов, проверяет организацию и ход этой работы в структурных подразделениях администрации района, вносит предложения по ее совершенствованию.

3.7. Организует разработку и контроль исполнения сводной номенклатуры дел администрации.

3.8. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока документы согласно номенклатуре дел, законченные делопроизводством дела  готовит и сдает в архивный отдел администрации Михайловского муниципального района.

3.9. Осуществляет выделение к уничтожению и списание документов с истекшим сроком хранения.

3.10. Получает, регистрирует и распределяет корреспонденцию, обращения граждан, поступившие в адрес администрации.

3.11. Регистрирует и отправляет корреспонденцию, исходящую из администрации.

3.12. Выдает копии постановлений, распоряжений по запросам, обращениям граждан.

3.13. Ведет протоколы планерных совещаний при главе администрации района.

3.14. Организует учёбу работников администрации района по вопросам контроля, делопроизводства.

 Права общего отдела

4.1. Права и обязанности работников общего отдела определяются нормативными актами Российской Федерации, Приморского края, муниципального района, настоящим Положением и утвержденными главой администрации должностными регламентами и должностными инструкциями.

4.2. Общий отдел имеет право:

- запрашивать и получать от структурных подразделений администрации, предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории района, документы, связанные с осуществлением администрацией возложенных на нее функций;

- давать указания (по требованию главы муниципального района) по подготовке проектов распорядительных документов, необходимых для решения полномочий, возложенных на администрацию района и подлежащих рассмотрению главой муниципального района;

- вносить на рассмотрение главы администрации и его заместителей проекты официальных документов, предложения по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела;

- возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации документы и проекты документов, исполненные с нарушениями установленных правил;

- давать рекомендации по устранению недостатков и нарушений в документах, подготовленных с нарушением установленных требований;

- проверять состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации;

- участвовать в формирование заказов на приобретение копировально-множительной техники, технических средств и расходных материалов для нужд общего отдела.