Теперь можно вести журналы инструктажей в электронном виде

вкл. 27 января 2022.

С 1 января 2021 г. согласно новым правилам по охране труда допускается возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде (кроме предприятий в морских и речных портах) с использованием простой электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отметим, что в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе.

Какие бывают виды электронной цифровой подписи и где еще она используется? ЭЦП (или просто ЭП) бывает двух видов (регламентируется ч. 2 ст. 5 63-ФЗ):

Простая ЭП — подтверждает факт своего формирования с помощью кодов и паролей. Это так называемые ключи ПЭП. У ключей ПЭП есть публичная часть — например, номер телефона, адрес почтового ящика, и конфиденциальная часть — код из SMS сообщения, или присланный по почте конкретно данному сотруднику.

Усиленная ЭП — делится на квалифицированную и неквалифицированную —требует посещение удостоверяющего Центра.

Сейчас стоимость усиленной электронной цифрой подписи зависит от формы компании и вида ЭЦП. В среднем для физических лиц цена варьируется от 300 до 2000 рублей за одного сотрудника. Для юридических лиц и ИП выше — от 1 500 до 20 900 руб. Усиленная подпись – дорогое решение, поэтому больше встречается вариант простой ЭЦП, она обходится значительно дешевле.

Где еще используется простая ЭП, к чему мы уже все привыкли:

банковская сфера (ключом ПЭП считаются SMS пароли или разовые пароли с чека);
госучреждения (получение услуг через личный кабинет с помощью ввода уникальных логина и пароля);
страхование (для выпуска полиса);
интернет-магазины (клиент и продавец взаимодействуют через личный кабинет);
личная электронная почта.

Соглашения между участниками электронного взаимодействия прописываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Там же указывается номер телефона и адрес электронной почты.

Для того, чтобы нормативные правовые акты были признаны равнозначными документам на бумажном носителе, надо соблюсти два условия:

Установить правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП. Определение лица происходит с помощью паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
Соблюдать лицом, использующим ключ простой ЭП, конфиденциальность.

Таким образом, для использования простой электронной подписи в организации должны быть разработаны следующие документы:

Локальный нормативный акт;
Приказ о принятии локального нормативного акта;
Лист (журнал) ознакомления работников с приказом и локальным актом;
Соглашение об использовании простой электронной подписи с каждым работником, использующим простую электронную подпись.